Analisis Tema I.Sistemas de Documentación.

Definición:

Inicialmente tenemos, que la documentación viene dado como una disciplina que según sus características y técnicas trata de recopilar, analizar y difundir información contenida en documentos de distintos tipos para hacerla accesible para cualquier persona o institución que pueda necesitarla; ya que permite la utilización de toda clase de información y hacerla productiva y sus beneficios.

De esta manera tenemos que, los sistemas en la documentación “los documentación de sistemas”; consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, parte lógica. Los diagramas de flujo, los programas, su naturaleza, capacidades y el uso del sistema, en si se tratan del conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quien los hacen.

Dicho de otro modo la documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Tipos

Característica:

 Una de las características de los sistemas, es que la documentación o registros siempre es expresada en un carácter técnico, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la función y la naturaleza del sistema, por consiguiente para que toda la documentación se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora este siendo sencillo o complejo debe tener o reunir ciertos requisitos como, debe ser organizado, claramente indicados y estructurados en archivos o en carpetas e incluir un índice; siendo la información clara y completa, también debe incluir una lista de términos utilizados y con términos.

Debido a su importancia dentro de la empresa, ya que ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda forma entre el proyecto ejecutado o realizado y él ejecutor de este. Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informatico quede adecuadamente documentado.

Políticas y mantenimiento:

Muchas organizaciones siguen sus propios estándares y normativas de documentación, tenemos:

v     Formatos para los documentos.

v     Fuentes.

v     Márgenes.

v     Cabeceras.

v     Nomenclaturas.

Es importante tener la seguridad de que los estándares sean completos y actualizados, documentados y legibles. Evitando confusiones en la revisiones de la documentación.

Ahora bien, desde concepción hasta su puesta en marcha, son generados gran cantidad de documentos que, en muchas ocasiones, se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en los sistemas.

También tenemos que nunca debe desviarse de lo indicado.

Los documentos deben ser aprobados, firmados y fechados por personas autorizadas, siendo estos revisados y actualizados continuamente, escribir para el lector con párrafos cortos y el almacenaje de documentos críticos de ser seguro con acceso solo para personas autorizadas.

Para finalizar la documentación en el proceso del desarrollo es la componente de la configuración de los sistemas que permite garantizar su operación, y en el caso que aplique asegurar su mantenimiento y permanencia operativa. De allí su importancia general: contar con la documentación completa, correcta y actualizada para cada sistema.